POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES UNDOCYA

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES UNDOCYA

UnDocYa, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la empresa.

Los términos utilizados en la presente Política con mayúscula inicial, tendrán el significado establecido en el Anexo No. 1 “Definiciones”. UnDocYa será la responsable del tratamiento de los datos personales. Cualquier comunicación sobre el asunto deberá efectuarse a través del correo electrónico (__________)

Principios aplicables al tratamiento de datos personales

La protección de datos personales en UnDocYa estará sometida a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

Consentimiento informado o principio de Libertad.

El Tratamiento de datos personales al interior de UnDocYa solo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular

El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.

Finalidad del Dato.

El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento informado.

Calidad o veracidad del dato.

Los datos de carácter personal recolectados por UnDocYa deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

En el Tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

En la recolección de los datos personales por parte de UnDocYa se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

Acceso y Circulación Restringida.

Los datos personales que recolecte o trate UnDocYa serán usados por esta empresa solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a UnDocYa que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando UnDocYa a dichos datos personales. El Titular con su Autorización, facultará a UnDocYa de la misma manera, a la Transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del Tratamiento o sus vinculadas, por ejemplo, para fines comerciales. Los datos personales bajo custodia de UnDocYa no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.

Temporalidad del dato.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, UnDocYa deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos del UnDocYa cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

Seguridad del Dato.

UnDocYa, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. UnDocYa, conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

UnDocYa y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. UNDOCYA implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

Deber de Información.

UnDocYa informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

Protección especial de datos sensibles.

UnDocYa no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.

Ninguna actividad de UnDocYa estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.

Derechos de los titulares de los datos

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de UnDocYa, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo: (___________)

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

Derecho de Acceso.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos.

El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Derecho de Actualización.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

Derecho de Rectificación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

Derecho de Cancelación.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.

Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.

El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la Autorización que habilitaba a UnDocYa para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

Derecho de Oposición.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de oponerse al Tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. UnDocYa, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.

El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante UnDocYa consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan, y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante la entidad que fuere competente. UNDOCYA dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en UnDocYa.

De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:

Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
En casos de emergencia médica o sanitaria.
Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El titular del dato, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición UnDocYa.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Política general

Para la protección de datos personales y el tratamiento de estos como objetivo general de UnDocYa está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus clientes, proveedores, empleados y ex empleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales. Para tal efecto, UnDocYa se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los Encargados de administración de Bases de Datos de UnDocYa deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

Finalidades generales del tratamiento

El tratamiento de los datos personales de la persona con la cual UnDocYa tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

Desarrollar los fines de la empresa UnDocYa.
Cumplir las normas aplicables en materia laboral, tributaria y comercial.
Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de UnDocYa.
Remitir información comercial de UnDocYa o de sus aliados comerciales.
Desarrollar programas conforme a sus estatutos.
Cumplir todos sus compromisos contractuales.
Realizar campañas de publicidad y mercadeo
Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.
Compartir con terceros que colaboran con UnDocYa y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información, tales como concesionarios, proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, proveedores de productos y centros de servicio para efectos de garantía.
Fortalecer las relaciones comerciales; dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de la celebración de cualquier contrato; informar sobre nuevos requerimientos; celebrar convenios con terceros; evaluar los niveles de servicio recibidos; realizar procesos de control y registro contable de las obligaciones contraídas; realizar el cumplimiento de normas fiscales, contables, tributarias y procesales con entidades de gobierno y regulatorias; ejercer control de pagos por servicios recibidos, y realizar consultas, auditorias, simulacros y revisiones derivadas de alguna relación comercial; soportar los procesos de auditoría de la Empresa.
Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre UnDocYa y el Titular.

Políticas específicas para el tratamiento de datos personales.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de UnDocYa, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.

Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

UnDocYa informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Cuando UnDocYa contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de UnDocYa y la información personal obtenida del proceso de selección se limita a la información relacionada con su participación en el mismo, por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Tratamiento de datos durante la relación contractual.

UnDocYa almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en UnDocYa. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a UnDocYa evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales. Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.
Fines estadísticos o históricos.
Tratamiento de datos personales de proveedores.

UnDocYa solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a UnDocYa por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Datos de menores

La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de ratificación, actualización y supresión de datos.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en UnDocYa, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Igualmente, se proporciona por parte de UnDocYa el mecanismo a través del cual el titular puede elevar reclamos para efectos de actualizar, rectificar, suprimir el dato o revocar la autorización de forma definitiva.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las consultas podrán formularse al correo electrónico (_______________).

Medidas de seguridad de la información.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, UNDOCYA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Modificaciones a las políticas.

La Empresa se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

Ley, jurisdicción y vigencia.

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información dejara de ser conservada una vez culmine la finalidad de la recolección de la misma. Fecha de publicación y entrada en vigencia: (___________)

Anexo No. 1 “Definiciones”

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para levar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad:

Documento generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad. En general UnDocYa tiene a disposición de todos sus empleados, clientes, accionistas, usuarios y en general titulares de los datos personales su política de Datos Personales fácilmente accesible a través de su página web (________________). Sin embargo, en caso de ser necesaria la implementación de este aviso para un determinado canal de comunicación, debe contener, al menos la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos.

Base de datos:

Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.

Empresa

UnDocYa

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.

Datos Sensibles:

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual. Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de UnDocYa, previa autorización de sus funcionarios, clientes o accionistas para ello.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Fraude Externo: Actos realizados por una persona externa a la entidad que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.

Fraude Interno: Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de UnDocYa o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.

Registro Nacional de Bases de datos: Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentren fuera del territorio colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando al UnDocYa o los encargados del tratamiento les sea aplicable la legislación colombiana, en virtud de normas internas o tratados internacionales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Superintendencia de Industria y Comercio: Autoridad nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.

Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Transferencia: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, el cual se encuentra ubicado dentro o fuera del país.

Trasmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.